Der bekannte Satz “Vereint stehen wir, geteilt fallen wir” gilt nicht nur für Kriegsfilme und Superhelden-Fernsehsendungen. Es ist auch ein großartiges Beispiel dafür, warum ERP-Integration der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens ist. Durch die Zusammenstellung mehrerer “Best-of-Breed”-Anwendungen zum Aufbau oder zur Verstärkung einer nahezu kundenspezifischen ERP-Lösung kann Ihr Unternehmen Prozesse automatisieren und den Umsatz steigern. Was genau ist also ERP-Software und was bedeutet Integration in diesem Zusammenhang? In diesem Artikel gehen wir auf diese grundlegenden Definitionen ein und beleuchten einige der Vorteile, Fallstricke und Herausforderungen, die mit der Integration von ERP-Systemen verbunden sind.
Vorteile der Integration
Nachdem wir nun ein grundlegendes Verständnis der ERP-Integration haben und wissen, was sie genau bewirkt, können wir nun ins Detail gehen. Betrachten wir einige der wichtigsten Vorteile, die mit der ERP-Systemintegration verbunden sind, und wie sie sich positiv auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken können.
Zentralisierte Daten
Wenn alle Ihre Daten an einem einzigen Ort verfügbar sind, kann dies die internen Arbeitsabläufe erheblich verbessern. Ihr Buchhaltungsteam müsste sich beispielsweise nicht jeden Monat an das Vertriebsteam wenden, um eine aktuelle Aufstellung der erzielten Einnahmen zu erhalten. Letztlich erleichtert die zentrale Verfügbarkeit von Daten die Geschäftsprozesse und verringert die Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, auf Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen zu warten, um ihnen die für die Erledigung wichtiger Aufgaben erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen.
Automatisierte Prozesse
Je mehr Automatisierung, desto besser. ERP-Integrationen können Prozesse in verschiedenen Abteilungen und Arbeitsabläufen rationalisieren. Dies reduziert die Menge an manuellen Eingaben und die Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird.
Workflow-Visualisierung
Eine bessere Visualisierung der Aufgaben und Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen geht Hand in Hand mit der Zentralisierung von Daten. Durch die Integration mit einem Tool wie z. B. einer Projektmanagement-Software können die Mitarbeiter zudem sehen, woran ihre Kollegen arbeiten. Dies kann von Vorteil sein, wenn man einen Kollegen um Feedback bittet oder den Aufgaben eine Prioritätsstufe zuweist. Wenn Sie beispielsweise einen Standardbericht von einem Manager benötigen, aber sehen, dass dieser an einer direkten Anfrage des CEO arbeitet, können Sie den Schweregrad Ihrer Anfrage entsprechend herabstufen.
Verringerung menschlicher Fehler
Da die Integration von ERP-Systemen den Automatisierungsgrad von Geschäftsabläufen erhöhen kann, besteht die Möglichkeit, menschliche Fehler zu reduzieren. Tippfehler und E-Mails, die an den falschen Kunden geschickt werden, können sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken, daher ist die Automatisierung ein großer Vorteil. Die Menge an menschlichen Fehlern, die tagtäglich auftreten, ist unglaublich hoch, so dass eine Verringerung dieser Rate Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen könnte.
Mehr Zeit für arbeitsintensive Projekte
Wenn Sie den Zeitaufwand für Aufgaben wie die Dateneingabe reduzieren, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben. Aufgrund der Vielzahl von Prozessen, die automatisiert werden können, haben Ihre Mitarbeiter nun mehr Zeit für wichtige Aufgaben, die menschliches Zutun erfordern, und steigern so die Produktivität.
Arten von Integrationen
CRM
Zwei wesentliche Merkmale eines erfolgreichen Unternehmens sind eine gute Kommunikation und ein exzellenter Kundenservice für Ihre Kunden. Ein hervorragender Kundenservice kann Ihnen einen erheblichen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen. Daher ist die Optimierung Ihrer Kundenkommunikation mit einem erstklassigen Kundenbeziehungsmanagement-Tool von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund ist die Integration von CRM und ERP relativ weit verbreitet und kann daher eine der am einfachsten zu integrierenden Kategorien auf dieser Liste sein. Wenn Sie bereits ein CRM-Programm verwenden, es aber noch nicht in Ihr ERP integriert haben, sollten Sie dies unbedingt nachholen, denn es besteht eine wichtige Verbindung zwischen Nachfrage (CRM) und Angebot (ERP). Diese Verbindung zwischen CRM und ERP dient der Rationalisierung des Marketing- und Vertriebsprozesses.
Business Intelligence (BI)-Software ist eines der nützlichsten Tools, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind. Durch das Sammeln und Analysieren interner Daten hilft BI-Software Unternehmen, Erkenntnisse zu gewinnen, die zu erfolgreichen neuen Unternehmungen oder Geschäftspraktiken führen. Die aus den Daten der BI-Software gewonnenen Erkenntnisse sind oft der Ausgangspunkt für neue Software-Implementierungen. Durch die Integration Ihres BI-Systems in Ihre ERP-Lösung werden diese wertvollen Erkenntnisse für jeden autorisierten Mitarbeiter jederzeit leicht zugänglich.
Personalwesen
Die Personalabteilung hat mit die umfangreichsten Back-Office-Anforderungen aller Abteilungen, so dass ein effizienter Arbeitsablauf unerlässlich ist. Die Personalabteilung ist schließlich die einzige Abteilung, die mit jedem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu tun hat, unabhängig von Titel oder Führungsstatus. Wenn Sie die Funktionen Ihres HR-Anbieters in Ihr ERP-System integrieren, können Sie zeitaufwändige Back-Office-Aufgaben verfolgen und automatisieren, indem Sie sie mit den Workflows Ihres ERP-Systems verbinden.
Projektverwaltung
Viele ERP-Systeme enthalten eine Projektmanagement-Lösung. Wenn Sie bereits eine Projektmanagement-Software eines Drittanbieters verwenden, ist es unwahrscheinlich, dass das in einem ERP-System enthaltene Projektmanagement-Tool so ausgereift ist wie das eigenständige Tool, das Sie bereits verwenden. Was die Integration des Projektmanagements so nützlich macht, ist die Tatsache, dass alle Ihre Geschäftsaufgaben, Prozesse und Arbeitsabläufe an einem Ort zusammengeführt werden können. Ein Mitarbeiter kann jederzeit sehen, welche Projekte abgeschlossen sind, welche in Arbeit sind, wer an ihnen arbeitet und welche Projekte anstehen. Das kann eine enorme Zeitersparnis bedeuten. So können Sie beispielsweise sehen, welcher Entwickler sich um eine Fehlerbehebung kümmert oder welcher Vertriebsmitarbeiter einen Lead weiterverfolgt.
eCommerce
Der Hauptvorteil der eCommerce-Integration liegt in dem allumfassenden Schlagwort der Effizienz. Jedes Unternehmen, das Bestellungen verwaltet, kann von der Integration von E-Commerce-Anwendungen profitieren, vor allem wegen der mit der Implementierung verbundenen Datenerfassung. Einige der wichtigsten Daten, die Unternehmen sammeln, beziehen sich auf Bestellungen, Bestände, Kundeninformationen und den Versand. Sie können ein höheres Maß an Effizienz erreichen, wenn diese Daten in Ihren anderen Systemen verfügbar sind, wodurch der Datentransferprozess automatisiert wird und keine manuellen Eingaben mehr erforderlich sind.
Diese fünf Arten von Software von Drittanbietern sind unverzichtbar und gehören zu den Standardfunktionen, die Sie bei der ERP-Integration berücksichtigen sollten. Wenn Sie mit dem Prozess beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass er so nahtlos wie möglich verläuft. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter, mit welchen Drittanbietern eine Integration möglich ist. Sie können auch einen Blick auf unsere Leaderboards werfen, die Ihnen bei der Auswahl aus der Vielzahl von Anbietern auf dem Markt helfen.
Herausforderungen
Die Integration von ERP-Systemen ist sehr vorteilhaft, aber kein Zuckerschlecken. Tatsächlich zeigen Daten, dass 60 % der ERP-Implementierungen in irgendeiner Form scheitern. Das kann ein komplettes Systemversagen sein oder die Unfähigkeit, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es gibt zahlreiche Gründe für das Scheitern von ERP-Systemen und -Integrationen, und es ist wichtig, dass Sie diese potenziellen Herausforderungen bei der ERP-Integration im Auge behalten, wenn Sie die für Sie geeignete Lösung auswählen und adaptieren. Im Folgenden finden Sie einige der potenziellen Hindernisse, die Sie vor der Implementierung Ihrer Lösung berücksichtigen sollten.
IT-Integration braucht die Unterstützung einer kohärenten Strategie
Die Entscheidung für ein ERP-System ist eine wichtige strategische Entscheidung. Um herauszufinden, welches Programm für Ihr Unternehmen am effektivsten ist, müssen Sie sich zunächst Gedanken darüber machen, wie Ihr Unternehmen arbeitet, und eine potenzielle ERP-Lösung auf die Ziele Ihres Unternehmens abstimmen. Der erste Schritt bei der Softwareauswahl sollte die Definition Ihrer ERP-Lösung umfassen.
Sie sollten zum Beispiel die Art der Funktionen berücksichtigen, die Ihr Unternehmen für einen effektiven Betrieb benötigt. Möglicherweise benötigt Ihr Unternehmen Versandetiketten in einer bestimmten Größe. Achten Sie also darauf, dies zu notieren und diese spezifischen Anforderungen allen Softwareanbietern mitzuteilen, mit denen Sie in Kontakt treten. Durch die Erstellung einer Bedarfsliste und die Entwicklung einer spezifischen ERP-Integrationsstrategie können Sie die Belastung Ihrer IT-Abteilung verringern und Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung erhöhen.
Wartung und Aktualisierung der ERP-Integration
Je nachdem, welche Methode der ERP-Integration Sie wählen, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wie die Instandhaltung der Implementierung funktionieren soll. Wenn Sie sich zum Beispiel für eine Punkt-zu-Punkt-Integration entscheiden, müssen Sie Ihr System wahrscheinlich aktualisieren und ändern, wenn Elemente hinzugefügt oder entfernt werden. Dies ist ein wichtiger Faktor, den Sie bei der Auswahl eines Integrationskonzepts berücksichtigen sollten, da damit wahrscheinlich Kosten für die Aktualisierung Ihres Programms verbunden sind.
ERP-Integrationen, die ältere Anwendungen einbeziehen, könnten Cloud-Lösungen als kostengünstigere Alternative in Betracht ziehen
Die Integration von Legacy-Anwendungen, die nicht für die Integration mit anderen Plattformen konzipiert wurden, kann schwierig und kostspielig sein. Es gibt Middleware-Softwarelösungen, die einige der Probleme lösen können, aber sie können kostspielig sein und erfordern Anpassungen und manuelle Prozesse. Andere Optionen, wie Upgrades von Vor-Ort-Systemen, können ebenfalls teuer sein. Cloud-Lösungen, die sich in viele ERP-Typen integrieren lassen, könnten eine gute Alternative sein.
Sie sind erschwinglicher, flexibler und bieten Umlageverfahren, die die Gesamtbetriebskosten senken können. Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass Unternehmen auf ein reines Cloud-ERP umsteigen müssen. Aber die Verlagerung einiger Funktionen in die Cloud könnte sich für viele Unternehmen als vorteilhaft erweisen. Diese Option wird zunehmend realisierbar, da viele Unternehmens-ERPs jetzt Cloud-Anwendungen auf ihren On-Premise-Systemen unterstützen, was das ultimative Ziel der Erfüllung spezifischer Geschäftsanforderungen fördert.