Beim Bestellabgleich wird eine von einem Kunden ausgestellte Bestellung (PO), in der Art, Menge und vereinbarte Preise für Produkte/Dienstleistungen angegeben sind, mit der von einem Lieferanten für die Lieferung ausgestellten Rechnung abgeglichen.
Ziel des Bestellungsabgleichs ist es, rechtzeitige Zahlungen an den Lieferanten und eine korrekte Kostenabrechnung zu gewährleisten und betrügerische Praktiken leicht aufzudecken.
Der Bestellungsabgleich umfasst mehrere Schritte, darunter den Empfang und die Erfassung von Rechnungsdaten, die Überprüfung mit der Bestellung, den Abgleich der Parameter und die Auflösung auf der Grundlage verschiedener Parameter. Rechnungsbearbeitung und Bestellungsabgleich sind komplexe, zeit- und ressourcenintensive Prozesse, wenn sie manuell durchgeführt werden, insbesondere bei größeren Betrieben.
Welche Vorteile bietet der KI-basierte Bestellabgleich?
Kontaktlose Bearbeitung: Wenn alle Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Quittungen usw.) elektronisch sind, beseitigt die ” kontaktlose Bearbeitung ” papiergebundene Prozesse und minimiert menschliche Eingriffe, wodurch eine bessere Leistung, Skalierbarkeit und Agilität erreicht wird; alle Geschäftsdokumente werden empfangen, digitalisiert, weitergeleitet, abgeglichen, genehmigt und bearbeitet, ohne dass ein einziges Stück Papier zwischen Mitarbeitern und Abteilungen hin und her geschoben werden muss. Die Kontaktlose Bearbeitung erfolgt in den folgenden Schritten:
1. Die Software prüft auf ungelesene E-Mails.
2. Anhänge werden gefunden und zur Bearbeitung aus der E-Mail herausgelöst.
3. Die Anhänge werden mit Hilfe der kognitiven Fähigkeiten gelesen und die Daten werden extrahiert.
4. Die Rechnungs-/Bestellungsinformationen werden auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln validiert.
5. Eine Rechnung wird erstellt, auf der Grundlage vordefinierter Regeln mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen und daraufhin überprüft, dass keine doppelten Rechnungen vorhanden sind.
6. Die Benutzer werden benachrichtigt, ob die Rechnungen erfolgreich verarbeitet wurden.
Bei der Kontaktlose Bearbeitung wird häufig maschinelles Lernen eingesetzt, um die KI so zu trainieren, dass sie besser funktioniert als einfache regelbasierte KI-Systeme. Das System lernt also sowohl aus dem Kundenstamm als auch aus den spezifischen Eigenheiten jedes Kunden.
Intelligenter Abgleich: Bestellungen können nach Bestellnummer, Freigabe, Zeile, Sendung und Bestellungseingang abgeglichen und in verschiedenen Formen innerhalb von Sekunden sortiert werden – eine Aufgabe, die mit menschlicher Anstrengung allein kaum zu bewältigen ist.
Vollständiger Audit-Pfad und Compliance: KI-Systeme können menschliche Bediener intuitiv unterstützen und Validierungen und Korrekturen, die bei menschlicher Arbeit Stunden dauern, innerhalb von Sekunden durchführen.
Einfache Handhabung von mehreren POs zu mehreren Rechnungen: Die Automatisierung ist besonders nützlich, wenn das Volumen von Bestellungen und Rechnungen hoch ist und die Verwaltung und Kategorisierung von Hand Tage, wenn nicht Monate dauern würde.
Einsparung von Arbeitskräften: KI arbeitet auf der Grundlage des “neuronalen Netzes” – Algorithmen, die ähnlich wie das menschliche Gehirn die zugrunde liegenden Beziehungen in einem Datensatz erkennen können. Abgesehen von der Schnelligkeit der Leistung können die Möglichkeiten des maschinellen Lernens und des Deep Learning im Rahmen der KI dazu beitragen, dass die Software aus Erfahrungen lernt, was eine Feinabstimmung des Vorgangs ermöglicht, um die Produktivität und die Genauigkeit zu erhöhen, wodurch menschliche Eingriffe und Validierungen überflüssig werden.
Fehlerkennzeichnung und -minimierung: Wo das menschliche Gehirn aufgrund von Ermüdung durch sich wiederholende Handlungen versagen kann, kann ein KI-basiertes System seine Leistung mit der Zeit und “Erfahrung” verbessern. Auch wenn die Automatisierung menschliche Fehler nicht vollständig ausschließen kann, so kann sie doch in großem Umfang für Konsistenz sorgen. Eine automatisierte Buchführung kann die Wahrscheinlichkeit erheblich erhöhen, dass kleine Probleme erkannt werden, bevor sie sich zu größeren auswachsen. Im Falle von Problemen oder Fehlern wird automatisch eine Warnung an das IT-Team ausgegeben, das die Ursache schnell ermitteln und beheben kann. So geht nichts verloren, und die Behebung erfolgt viel schneller. Eine rechtzeitige Fehlermeldung spart Zeit, reduziert kostspielige Ausfallzeiten und vermeidet spätere schwerwiegende Fehlerbehebungen.
Gesteigerte Produktivität: Da das Kreditorenbuchhaltungsteam von zeitraubenden Tätigkeiten wie dem Abgleich von Bestellungen und der Rechnungsbearbeitung befreit ist, kann es sich nun auf menschenbezogene Tätigkeiten wie die Finanzplanung, die Analyse und die Gewinnung von Erkenntnissen für Verbesserungen sowie die Verbesserung der zwischenmenschlichen und institutionellen Beziehungen konzentrieren, was sich wiederum positiv auf die Bilanz auswirkt.
Kostenvorteile: Obwohl die Installation einer KI-gestützten Rechnungsverarbeitung mit Anlaufkosten verbunden ist, würde ihr Betrieb nur 20 Prozent des Gehalts eines Mitarbeiters erfordern.
Datensicherheit und Skalierbarkeit: Eine größere betriebliche Effizienz für globale Unternehmen ergibt sich aus der Möglichkeit, rund um die Uhr zu arbeiten, im Gegensatz zu menschlichen Mitarbeitern, die durch ihre geistige Bandbreite und Zeit begrenzt sind.
Fazit
Künstliche Intelligenz wird den Buchhalter unterstützen, nicht ersetzen. Der Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung eines KI-gestützten Buchhaltungssystems liegt darin, beide zusammenzubringen.
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