Was ist Zeiterfassungssoftware?
Projekt- und Zeiterfassungstools werden für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Sie sind in praktisch allen Branchen unverzichtbar, von der freiberuflichen Arbeit bis hin zu internationalen Unternehmen.
Die Zeiterfassung für Mitarbeiter bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie zentralisiert die Zeiterfassung und Stundennachweise. Der große Unterschied zwischen der Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter und der übergreifenden Finanzsoftware ist jedoch die Fähigkeit, mehr als nur Ein- und Ausstempelungen zu erfassen. Zeiterfassungssoftware bedeutet zu untersuchen, wie die Arbeitszeit verbracht wird, an welchen Projekten gearbeitet wird und wie effizient und produktiv der Betrieb ist.
Die meisten Softwareprogramme können die Aktivitäten und den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter nach Stunden, Projekten und Aufgaben sortieren. So erhalten die Manager einen Überblick darüber, wer wann woran arbeitet. Online-Zeiterfassungssoftware bietet ihnen auch eine Grundlage, um festzustellen, ob ihre Mitarbeiter so produktiv wie möglich sind.
Bedürfnisse Ihres Unternehmens
Die Suche nach Anwendungen für die Mitarbeitererfassung kann entmutigend sein. Es gibt eine Fülle von Optionen, und die Unterschiede zwischen ihnen können schwer zu finden sein. Möglicherweise passen sie auch nicht zu dem, was Ihr Unternehmen sucht. Es ist wichtig, dass Sie sich vor der Suche einen Moment Zeit nehmen, um die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu bewerten und sich die wichtigsten Fragen zu stellen, um Ihre Suche zu fokussieren und die individuellen Bedürfnisse zu ermitteln.
Wie stark muss ich meine Mitarbeiter überwachen?
Dies ist eine dringende ethische Frage, die je nach Standpunkt Produkte aus der engeren Auswahl ausschließt. Bei der Zeiterfassung von Mitarbeitern geht es vor allem darum, die Produktivität und die Organisation zu verbessern, unabhängig von der Tiefe der Mitarbeiterüberwachung. Aber auf einer gewissen Ebene könnten alle Zeiterfassungsanwendungen als Mitarbeiterüberwachung wahrgenommen werden, die die Arbeitsmoral beeinträchtigt.
Die Mitarbeiterüberwachung kann die Aktivität der Mitarbeiter in einigen Fällen um mindestens 10 % steigern. Die persönliche und unproduktive Zeit wird reduziert. Projekte nehmen weniger Zeit in Anspruch und kosten daher weniger.
Allerdings kann dies auch auf Kosten des Vertrauens gehen, das einigen Studien zufolge einer der wichtigsten Schlüssel für eine hohe Mitarbeiterproduktivität ist, die in einigen Fällen bis zu 50 % höher und 40 % niedriger ausfällt als bei Burnout. Selbst Software mit der Möglichkeit, Screenshots zu erstellen oder Tastatureingaben zu protokollieren, kann das Vertrauen der Mitarbeiter beeinträchtigen, unabhängig davon, ob sie tatsächlich genutzt wird oder nicht.
Es kommt darauf an, wie viel Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen, ob Ihnen hohe Fluktuationsraten wichtig sind und wo Sie die Grenze für den Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter ziehen. Es kann eine unangenehme Frage sein, die man sich stellen muss, wenn man herausfinden will, welche Lösung für das eigene Unternehmen die beste ist.
Was kann ich mir leisten?
Online-Zeiterfassungssoftware kann die Betriebskosten in die Höhe treiben, insbesondere bei größeren Unternehmen. Bei den meisten Lösungen gibt es entweder einen Grundpreis, einen Preis pro Benutzer oder beides. Viele bieten eine Preisstaffelung an, die in höheren Preisklassen erweiterte Funktionen und zusätzliche Angebote wie Cloud-Speicher enthält. Je mehr Premium- und Exklusivfunktionen Sie wünschen, desto höher ist natürlich der Preis, den Sie zahlen müssen.
Für die einfache Zeiterfassung, Stundenzettel und Projektverwaltung gibt es durchaus passable kostenlose Optionen. Anspruchsvollere Funktionen, insbesondere bei der Tätigkeitserfassung, sind in diesen Paketen jedoch meist nicht enthalten.
Manager müssen entscheiden, welchen Funktionen sie Priorität einräumen wollen, wie viel sie bereit sind auszugeben und wo sie einen Mittelweg finden. Es ist möglich, dass Sie am Ende mehr bezahlen, als Sie wollen, oder dass Sie bei Ihrer Suche auf einige Funktionen verzichten müssen.
Wie flexibel muss es sein?
In manchen Unternehmen gibt es nur zwei Ebenen von Mitarbeitern: Arbeiter und Vorgesetzte. In anderen gibt es leitende Angestellte, Verwaltungsangestellte, Manager, Assistenten, allgemeine Arbeiter und mehr. Je komplizierter Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine vielseitige Software benötigen, die mit verschiedenen Arten von Mitarbeitern, Projekten und Abrechnungssätzen umgehen kann.
Wenn Ihr Unternehmen im Bereich der Vertragsarbeit tätig ist, werden die Projekte sehr unterschiedlich sein, und Ihre Online-Zeiterfassungssoftware muss in der Lage sein, mit diesen Unterschieden umzugehen. In komplizierten Unternehmen ist Vielseitigkeit – und höchstwahrscheinlich Automatisierung zur Bewältigung des Arbeitsaufkommens – bei Anwendungen zur Mitarbeitererfassung unerlässlich.
Umgekehrt brauchen einfache Organisationen möglicherweise nicht so komplizierte Angebote.
Welche Art von Projektmanagement benötige ich?
In manchen Branchen ist kein umfassendes Projektmanagement erforderlich. Wenn Ihre Mitarbeiter jeden Tag genau dasselbe tun, müssen Sie nicht genau wissen, woran sie gerade arbeiten.
Wenn Sie jedoch Auftragsarbeiten mit verschiedenen Teams an unterschiedlichen Standorten durchführen, benötigen Sie möglicherweise eine Software, die eine Vielzahl von Projekten abrufen kann. Möglicherweise benötigen Sie Echtzeit-Anzeigen von Aktivitäten mit bestimmten Aufgaben, oder Sie müssen einfach nur wissen, welche Mitarbeiter sich an welchen Standorten befinden.