Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine Reihe von Anwendungen, die eine breite Palette von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen verwalten. ERP-Software ist eine beträchtliche Investition an Zeit und Geld, die letztendlich Ihr Unternehmen am Laufen hält. Daher kann sich die Bindung an einen Softwareanbieter wie ein Vertrauensvorschuss anfühlen, ein Verzicht auf Kontrolle oder sogar eine finanzielle Unmöglichkeit. Oder vielleicht fühlt sich eine vorgefertigte Lösung für Ihr einzigartiges, wachsendes Unternehmen einfach zu eng an. Wenn Ihnen diese Szenarien bekannt vorkommen, laden wir Sie ein, eine Alternative in Betracht zu ziehen: Open-Source-ERP.
Was ist Open-Source-ERP?
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Open-Source-ERP um ein ERP-System mit öffentlich zugänglichem Quellcode. Es wird in einem “Bare-Bone”-Format präsentiert und ist dafür gedacht, dass die Benutzer das System an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können. DIY-ERP, wenn Sie so wollen. Um ein DIY-ERP zu realisieren, müssen Sie den Quellcode manipulieren, z. B. verändern, darauf aufbauen und manchmal sogar ganze Anwendungen hinzufügen. Das Endergebnis kann von einer einfachen Standard-ERP-Lösung bis hin zu einem granularen, branchenspezifischen System reichen – die Wahl liegt bei Ihnen.
Die Kontrolle und die Freiheit der Wahl sind der Unterschied zwischen Open-Source-ERP und proprietärer Software. Außerdem gibt ein Anbieter proprietärer Software nur selten den Quellcode frei, so dass die Benutzer sich mit dem Anbieter abstimmen und ihn bezahlen müssen, um benutzerdefinierte Funktionen zu entwickeln.
Unterschied zwischen Open-Source und freiem ERP
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal sind die Betriebskosten: Open-Source-ERP ist öffentlich verfügbar, mit anderen Worten: kostenlos! Beachten Sie jedoch, dass nicht jede freie Software auch Open Source ist. Freie Software ist Software, die keine Kosten verursacht. Der Quellcode einer Open-Source-Software kann jedoch frei an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Einige etablierte Open-Source-Anbieter bieten kostenpflichtige Abonnements an, die Hosting, Support und zusätzliche Funktionen und Dienste umfassen. Darauf gehen wir später noch näher ein.
All diese Eigenschaften machen Open-Source-ERP-Software zu einer hervorragenden Option für wachsende Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Dank der unendlichen Flexibilität können die Benutzer jederzeit Funktionen oder Benutzer hinzufügen und ändern. Für Unternehmen mit einzigartigen Anforderungen oder die eine personalisierte oder branchenspezifische Lösung wünschen, sind die Anpassungsmöglichkeiten eines Open-Source-ERP sehr vorteilhaft.
Vor- und Nachteile
Open-Source-ERP – eine öffentlich verfügbare, meist kostengünstige und anpassbare Software – klingt wie ein Traum. Es hat zwar viele Vorteile, aber auch einige Nachteile. Im Folgenden werden wir die Vor- und Nachteile von Open-Source-ERP-Software auflisten und erläutern.
PROS
Niedrige Kosten
Wie bereits erwähnt, fallen für den Download des Quellcodes keine Lizenzgebühren an. Wenn Sie Ihr Open-Source-ERP-System selbst hosten und keine Unterstützung durch einen Anbieter in Anspruch nehmen, ist es daher in der Regel kostenlos. Wer sein System nicht vollständig selbst verwalten möchte, kann einen Anbieter finden, der eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) anbietet. In der Regel werden diese Systeme monatlich abgerechnet, aber das hängt davon ab, welche Dienste Sie wählen und wie viele Benutzer Sie haben.
Hochgradig skalierbar
Wenn Sie Ihre Anforderungen an eine ERP-Software zusammenstellen, sollten Sie unbedingt berücksichtigen, wie Ihr Unternehmen in Zukunft aussehen wird. Das Hinzufügen von Funktionen oder Benutzern in der Zukunft erfordert teure Neuimplementierungen. Mit der Skalierbarkeit eines Open-Source-Systems hat ein wachsendes Unternehmen jedoch die Flexibilität, Änderungen an seinem ERP-System nach Bedarf vorzunehmen.
Autorität über Anpassungen
Der direkte Zugriff auf den Quellcode ermöglicht es den Benutzern, die alleinige Autorität über ihre Systemanpassungen zu haben. Mit dieser Kontrolle können die Benutzer eine ganz neue Ebene der Personalisierung erreichen.
Zugang zur Community-Unterstützung
Lebendige Benutzergemeinschaften unterstützen viele Op
en-source Plattformen – der Support ist experimentell und transparent. Für IT-Fachleute, die gerne in diese Umgebung eintauchen, kann Open Source eine gute Lösung sein. Diese Gemeinschaften sind dafür bekannt, dass sie Systemfehler schnell beheben, ihre vorgefertigten Anpassungen oder Module weitergeben und vieles mehr.
Unabhängigkeit von Anbietern
Von unendlicher Flexibilität bis hin zu endlosen Innovationsmöglichkeiten – die Unabhängigkeit von Anbietern kann den Software-Nutzern viele Türen öffnen. Denken Sie darüber nach: Benutzer von Open-Source-Software können ihre Geschäfte immer zu ihren Bedingungen und nach ihrem Zeitplan abwickeln.
Nachteile
Erfordert ein kompetentes IT-Team
Bei einer Open-Source-ERP-Implementierung sind Sie der Softwareexperte des Projekts. Diese Verantwortung stellt ein erhebliches Hindernis dar und kann Unternehmen, die nicht über ein technisch versiertes Team verfügen, automatisch davon abhalten, diese Systeme auszuprobieren.
Übermäßig kompliziert
Alle ERP-Implementierungsprojekte sind kompliziert, aber Open-Source-Implementierungen sind der Gipfel der Komplexität. Freie Anpassungen können aus dem Ruder laufen und kontraproduktiv werden, wenn Sie keinen festen Plan haben.
Erhöhtes Risikopotenzial
Stark etablierte und finanziell stabile Anbieter von Open-Source-Software sind auf dem Markt noch nicht weit verbreitet. Manche sehen es als Geschäftsrisiko an, mit Unternehmen zu arbeiten, die noch in den Kinderschuhen stecken.
Fehlen von proprietärer Technik
Eines der Dinge, für die Unternehmen bei proprietären Produkten bezahlen, ist eine spezielle Technik, die ihren Zielen dient. So können beispielsweise die Forschungs- und Entwicklungsarbeiten, die ein proprietärer Anbieter an seinen Produkten durchgeführt hat, dazu beitragen, Ausfallzeiten zu verringern, verschiedene Arten von Fehlern zu reduzieren und die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, was den Gedanken unterstützt, dass man bekommt, wofür man bezahlt.
Unabhängigkeit von Anbietern
Lassen Sie uns noch einmal darauf zurückkommen: Die Unabhängigkeit von Anbietern kann zwar ein Vorteil sein, bringt aber auch eine große Verantwortung mit sich. Open-Source-ERP-Anwender können sich nur auf sich selbst und ihre Anwendergemeinschaft verlassen, wenn sie Unterstützung benötigen.
Weniger qualifizierter/kundiger Support
Proprietäre ERP-Anbieter und -Unternehmen verfügen in der Regel über ein erfahrenes Support-Team, das Probleme beheben kann, falls welche auftreten. Open-Source-Software verlässt sich bei der Behebung von Problemen oder Fehlern eher auf Community-Foren und Ihre IT-Mitarbeiter. Diese Foren können ein Nachteil sein, denn wenn Sie komplexe Bugs, Malware, Spyware oder Viren erhalten, die Ihr IT-Personal nur schwer beheben kann, wie wollen Sie dann das Problem lösen? Wenn jemand im Support-Forum nicht mit diesem Problem konfrontiert war oder weiß, wie es zu beheben ist, wie werden Sie dann eine Lösung finden, ohne Ihre Software komplett loszuwerden?
Was ist die ideale Bereitstellungsoption?
Interessieren Sie sich für die Cloud, eine Vor-Ort-Installation oder eine Kombination aus beidem? Die Wahl der Bereitstellungsoption, die Ihr Unternehmen am besten zur Geltung bringt, ist für die Wahl der idealen Lösung von entscheidender Bedeutung. Cloud-Programme ermöglichen es Ihnen, die Software und Daten bei einem Drittanbieter zu hosten und gleichzeitig in Echtzeit über mobile Geräte von unterwegs darauf zuzugreifen. So können Sie in Ihrer Mittagspause Kontoauszüge einsehen, den Rechnungsstatus vor dem nächsten Meeting mit einem Stakeholder überprüfen oder E-Mails vor dem Schlafengehen durchsehen.
Im Gegensatz dazu befinden sich Ihre Software und Daten bei On-Premise-Lösungen auf den Servern Ihres Unternehmens, je nach Lizenz in der Regel an einem einzigen Ort. Diese Option ist in der Regel ideal, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind. Hybridformen vereinen die Qualitäten von Cloud und On-Premise in einer Option.
Wie hoch ist das Budget?
Diese Frage gilt vielleicht nicht so sehr für Open Source, aber die Investition in eine neue Lösung kann von ein paar hundert Euro bis zur Anzahlung für ein neues Auto oder Haus reichen. Legen Sie einen angemessenen Grenzpreis fest, damit Sie nicht Ihr Portemonnaie leeren. Erkundigen Sie sich bei den Anbietern nach ihren Preisplänen.
Was sind die wichtigsten Anforderungen des Unternehmens?
Erstellen Sie eine umfassende Liste der Anforderungen an Ihre Software. Versammeln Sie alle Abteilungsleiter aus den Bereichen Buchhaltung, Personalwesen, Marketing-Automatisierung (MA) und anderen Bereichen an einem Ort und befragen Sie sie zu ihren Anforderungen, denn sie sind die Experten in ihren jeweiligen Bereichen. Bewerten Sie dann anhand der Daten und Demos, wie die Lösungen Ihrer Wunschanbieter diese Anforderungen erfüllen.
Wie groß ist das Unternehmen?
Sind Sie ein kleines Unternehmen, das in den nächsten fünf bis zehn Jahren zu einem der Fortune 500 expandieren möchte? Sind Sie ein Unternehmen mit nationalen und globalen Partnern, Interessengruppen und Kunden? Möchten Sie sich in den nächsten Jahren verkleinern? Diese und andere Fragen sollten Sie im Hinblick auf Ihre Unternehmensgröße überdenken. Einige Lösungen können mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, wenn Sie weitere Mitarbeiter, Bereiche, Einrichtungen usw. hinzufügen. Bei der Auswahl von Software spielt die Größe eine Rolle.
Ein neues System oder Add-Ons?
Dies ist eine wichtige Frage. Wenn Ihr derzeitiges System nicht funktioniert, weil es veraltet und langsam ist, sollten Sie in ein neues Programm investieren. Wenn Ihnen Ihr aktuelles System jedoch gefällt, können Sie Integrationen und Add-Ons erwerben und so Geld sparen. Sie haben z. B. eine ideale Buchhaltungsplattform, müssen aber auch die Bereiche Fertigung, Unternehmensberichterstattung und Professional Services Automation (PSA) verwalten. Sie können separate Lösungen kaufen oder Add-ons erwerben, die sich in Ihre aktuelle Plattform integrieren lassen.