Personalsoftware unterstützt die Personalarbeit durch die Digitalisierung der Prozesse. Dadurch erfahren HR-Abteilungen vor allem administrative Erleichterung. Des Weiteren profitieren Personaler als auch Mitarbeiter von intelligenten Software-Funktionalitäten für die operative als auch strategische HR-Arbeit.
Was beinhaltet eine Personalsoftware?
Eine gute HR-Software kann unterschiedliche Personalbereiche und Personalprozesse abbilden. Zu den häufigsten zählen dabei Recruiting, Onboarding, Personalstammdaten und Personalentwicklung.
Die meisten Personalsoftware-Produkte sind modular aufgebaut. Das heißt, dass je nach Wunsch unterschiedliche Personalprozesse durch die Software unterstützt werden. Diese können je nach Anforderungsprofil erweitert bzw. reduziert werden. Das spart Kosten für nicht benötigte Module.
Welche Vorteile bietet eine Personalsoftware?
Der Einsatz kann aus vielerlei Gründen erfolgen. Meist spielen mehrere Vorteile zusammen:
- Administrative Entlastung und Zeitersparnis durch Standardisierung von Aufgaben und Prozessen
- Einheitliche Datengrundlage über verschiedene Standorte hinweg
- Bessere Service- und Prozessqualität
- Kostenreduktion durch Verschlankung und Vereinfachung
- Einhaltung des Datenschutzes
- Einfachere Erfassung von Daten / digitale Personalakte
- Einfacheres Reporting
- Große Nutzerfreundlichkeit, auch für Führungskräfte und Mitarbeiter
Vorteile bieten sich somit für Mitarbeiter, Führungskräfte und Personaler. Das ist auch wichtig für Ihre Argumentation, wenn Sie einen Betriebsrat haben, welcher bei einer HR-Software Einführung in Deutschland mit einbezogen werden muss.
Warum und wofür werden Schnittstellen bei einer HR-Software benötigt?
HR-Daten füttern oft weitere IT-Systeme bzw. diese geben Daten zurück ans HR-System. Um den Austausch der Personaldaten sicherzustellen, werden Schnittstellen benötigt.
Je nach technischer Grundlage muss definiert werden, ob das im Standard von der Personalsoftware sowie dem anderen IT-System möglich und kompatibel ist. Wenn nicht, kann dies oft kundenspezifisch entwickelt werden.
Typische Schnittstellen können für die Zeiterfassung, für die Berechtigungssteuerung, für externe Abrechnungssysteme und für andere IT-Systeme (z.B. CRM) bestehen.
Welche Arten bzw. Modelle gibt es?
Grundsätzlich sind zwei Modelle am Markt erhältlich: Personalsoftware als Kauf und Personalsoftware als Service.
Beim Kauf einer Software wird per Lizenzvertrag die Software erworben, allerdings muss (meist pro Benutzer) noch eine wiederkehrende Gebühr zusätzlich bezahlt werden. Durch den Erwerb der Software entsteht der Vorteil, dass die Software selbst stärker angepasst werden kann. Sowohl Konfiguration als auch Neuentwicklung und Modifikation sind möglich. Dafür ist der Aufwand größer und auch die Instandhaltung selbst. Es gibt allerdings auch bereits fertig konfigurierte Softwarelösungen als Pakete.
Beim Modell Software-as-a-Service (SaaS) wird die Software und Ihre Benutzung nur gemietet als sogenannte Cloud-Software. Cloud-Software wird über das Internet bereitgestellt und darüber greift auch der Nutzer auf die Software-Anwendung zu. Es fallen Kosten pro Benutzer an. Dadurch, dass die Software nur gemietet wird, können kundenspezifische Anpassungen nur in einem vorgegebenen Rahmen per Konfiguration ermöglicht werden. Positiv dabei sind die geringeren Kosten bei Einführung und Instandhaltung der Software.
Da an eine Personalsoftware ein sehr großer Anforderungskatalog besteht, helfen wir Ihnen gerne bei der Auswahl.