Obwohl die Lohn- und Gehaltsabrechnung vielleicht nicht der aufregendste Teil der Unternehmensführung ist, ist sie doch ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme gibt es schon viel länger, als uns allen bewusst ist. Eine geschäftliche Notwendigkeit mit einer derartigen Ausdauer wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden. Dank der technologischen Entwicklung macht die Lohnsoftware den Prozess jedoch weniger kompliziert und effizienter. Um die Vorteile eines Gehaltsabrechnungssystems nutzen zu können, müssen Sie Ihre Anforderungen an die Gehaltsabrechnung ermitteln und festlegen.
Da die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen ist, sollte das Programm, für das Sie sich entscheiden, nahtlos an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Das Programm automatisiert, verwaltet und organisiert die Steuererklärungen und bezahlt die Mitarbeiter auf Basis der Basisdaten. Anstatt einen kostspieligen Gehaltsabrechnungsdienst zu beauftragen, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Gehaltsabrechnungssysteme dazu beitragen, Zeit und Aufwand wieder in Ihr Unternehmen zu investieren.
Vorteile
Zufriedene Mitarbeiter
Der vielleicht größte Vorteil eines Gehaltsabrechnungssystems ist die stärkere Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Der Prozess der Besetzung einer offenen Stelle in Ihrem Unternehmen ist zeitaufwändig und oft arbeitsintensiv. Nachdem Sie die Vorstellungsgespräche und die Überprüfung der Bewerber abgeschlossen haben, bieten Sie dem besten Kandidaten die Stelle an und hoffen, dass er sie annimmt. Wenn er annimmt, dann wahrscheinlich aufgrund der Versprechen, die Sie ihm gemacht haben. Eines dieser Versprechen ist die Vergütung für die geleistete Arbeit. Dieses grundlegende Versprechen einzulösen, mag zwar einfach erscheinen, doch kann es sich als nachteilig erweisen, wenn es nicht eingehalten wird.
Um sich in der Zeit der großen Krise über Wasser zu halten, betonen Unternehmen Löhne, Sozialleistungen und Mitarbeiterzufriedenheit. Auch wenn dies effektiv ist, sollten Sie nicht vergessen, dass eine pünktliche Bezahlung nicht nur eine Taktik ist, um Mitarbeiter anzuziehen und zu halten, sondern auch ein Recht, das durch das Zahltaggesetz jedes Staates geschützt ist. Laut einer Umfrage der National Payroll Week aus dem Jahr 2021 nutzen 95 % der Arbeitnehmer die direkte Einzahlung, weil sie am bequemsten ist. Ebenso gaben 28 % an, dass eine Verzögerung ihres Schecks es schwierig machen würde, finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Daher ist es wichtig, Ihre Gehaltsabrechnungslösung zu überprüfen und Ihre Back-Office-Funktion in eine bequeme Gehaltsabrechnung umzuwandeln.
Gesteigerte Umsätze
Für viele Unternehmen kann die Nachverfolgung der Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell zu einer großen Excel-Tabelle mit vielen Faktoren werden, die es zu berücksichtigen gilt. Faktoren wie die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters, Überstunden, Krankheitszeiten und Lohnsätze müssen alle berücksichtigt werden. All dies lässt viel Raum für kostspielige Fehler. Ein einfacher Tippfehler oder eine falsch gesetzte Dezimalstelle bei der manuellen Dateneingabe kann sich verheerend auf die Finanzen auswirken. Glücklicherweise verhindern Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme Fehler, damit Ihrem Unternehmen keine Gewinne entgehen.
Wenn Sie ein Gehaltsabrechnungssystem verwenden, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie Ihre Mitarbeiter korrekt bezahlen, die geltenden Steuergesetze einhalten und die relevanten Finanzdaten verfolgen. Es ist beruhigend zu wissen, dass Ihre Personal- und Buchhaltungsabteilung keine Zeit mit der Korrektur von Fehlern in der Gehaltsabrechnung vergeuden wird.
Außerdem können Sie mit einem solchen System kostspielige Strafgebühren vermeiden, die sich aus einer ungenauen Buchführung ergeben. Ein Gehaltsabrechnungssystem kann alle Ihre Daten nachverfolgen und so sicherstellen, dass Sie genau das zahlen, was Sie an Steuern zahlen sollten, und Ihnen helfen, kostspielige Strafen bei Nichteinhaltung zu vermeiden.
Einfache Personalisierung
Mit einem Gehaltsabrechnungssystem lassen sich Änderungen schnell und problemlos intern vornehmen. Selbst nachdem Sie Ihre ersten Einbehaltungen und Abzüge eingegeben haben. Falls zu einem späteren Zeitpunkt eine Änderung erforderlich ist, haben autorisierte Benutzer sofortigen Zugriff auf das System und können die gewünschten Änderungen vornehmen, ohne sich an Dritte wenden zu müssen. Bei einem Cloud-basierten System können die Benutzer die Informationen sogar bequem von zu Hause aus aktualisieren, sofern sie über eine Zugangsberechtigung zum System verfügen. Darüber hinaus gewährleistet die Verwendung eines unternehmensinternen Systems, dass wichtige Mitarbeiter- und Geschäftsinformationen sicher sind.
Nachteile
Lernkurve
Auch wenn sich viele dieser Systeme um Benutzerfreundlichkeit bemühen, gibt es dennoch eine Lernkurve. Je mehr fortschrittliche Funktionen ein System besitzt, desto mehr muss man lernen und desto länger dauert es, bis man das System vollständig effizient nutzen kann.
Gebühren
Unabhängig davon, ob Sie sich für ein cloudbasiertes oder ein vor Ort installiertes System entscheiden, sollten Sie sich auf zusätzliche Gebühren einstellen. Bei beiden Systemtypen können aus unterschiedlichen Gründen unvorhergesehene Gebühren anfallen. Vergleichen Sie die Preise, indem Sie sich umsehen. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viel für das System bezahlen. Informieren Sie sich auch über die Möglichkeiten des Systems und zahlen Sie nicht zu viel für ein System, dessen Funktionen Sie nicht nutzen werden, wenn Sie es vermeiden können.
Raum für Fehler
Auch wenn das System einen großen Teil der Routinearbeit abnimmt, gibt es immer noch Raum für menschliche Fehler. Vor allem zu Beginn müssen viele Daten manuell eingegeben werden, um das System zum Laufen zu bringen. Auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann es zu Fehlern bei der Eingabe ihrer Daten in das System kommen. Das System wird sicherlich viele Fehlerquellen in der Gehaltsabrechnung beseitigen, aber es ist nicht völlig fehlerfrei.
Fazit
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Ihnen ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem sicher helfen. Es gibt eine große Auswahl an Gehaltsabrechnungssystemen; an diesem Punkt ist es vielleicht nur noch eine Frage der Wahl des richtigen Systems. Einige der wichtigsten Überlegungen sind die Größe Ihres Unternehmens und Ihr Budget.
Falls Sie noch Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, können Sie sich gerne jederzeit direkt mit uns in Verbindung setzen poertner-consulting.de