Die Buchhaltung ist die Pflicht eines jeden Unternehmens, seine Geldflüsse aufzuzeichnen. Sie analysiert und dokumentiert die Geschäftsfälle. Sie ist auf die Buchführung angewiesen, die die nummerierten Aufzeichnungen dazu liefert. Hierbei gibt es zwei Methoden:
Einfache Buchhaltung:
Die einfache Buchhaltung ist Kleinunternehmern vorbehalten. Als Kleinunternehmer gilt, wer in einem Jahr nicht mehr als 22.000 Euro verdient. Die einfache Buchhaltung ist mit der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) gleichzusetzen. Die Einnahmen und die Ausgaben werden chronologisch aufgelistet. Daraus ergibt sich der Überschuss oder der Gewinn des Unternehmens.
Doppelte Buchführung:
Sobald ein Unternehmen nicht mehr als Kleinunternehmen geführt wird, ist es zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Dabei werden nicht nur Einnahmen und Ausgaben dokumentiert, sondern auch Forderungen und Verbindlichkeiten.
Grundlagen der Buchführung:
In beiden Fällen müssen die Belege chronologisch und systematisch basierend auf den Grundlagen der Buchführung erfasst werden, um den Gewinn einer bestimmten Periode berechnen zu können. Die Grundlagen der Buchführung schreiben die Belegorganisation vor. Jede Zahlung darf nur aufgrund eines Beleges erfolgen. Dieser Beleg muss abgeheftet und für maximal 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Zahlungen müssen zeitnah erfolgen und für Dritte jederzeit nachvollziehbar sein. Die Belege sind den richtigen Konten zuzuordnen. Auch für Änderungen gelten diese Grundlagen.
Aufgrund der ordnungsgemäßen Buchung ergibt sich der Jahresabschluss. Dieser bildet die Basis der Gewerbesteuer, der Körperschaftssteuer und der Einkommenssteuer.
Die drei Bücherarten der Buchführung:
Im Grundbuch finden sich alle Zahlungen oder Geschäftsfälle in chronologischer Reihenfolge. Die Belege werden durchnummeriert und enthalten weitere Erläuterungen. Das Grundbuch dient als Basis für das Hauptbuch. In diesem werden die einzelnen Buchungen aufgrund sachlicher Kriterien geordnet. Daraus ergibt sich die Bilanz beziehungsweise die Gewinn-Verlust-Rechnung. Im Hauptbuch findet sich immer ein Verweis auf die Nummer des entsprechenden Belegs im Grundbuch. Das Nebenbuch oder die Nebenbücher sind nochmalige detailliertere Unterteilungen des Hauptbuches. Typische Nebenbücher sind das Wareneingangsbuch oder das Kassabuch.
Konten der Buchführung:
Aus den Bestandskonten sind Güter- und Geldbestände zu erkennen. Sie sind nochmals in aktive und passive Konten unterteilt. Auf den aktiven Konten befindet sich das tatsächlich im Moment zur Verfügung stehende Kapital, auf den passiven Konto sind die Verbindlichkeiten zu erkennen, das Eigenkapital und die Rückstellungen. Gelder, die im Moment noch nicht greifbar sind.
Auf die Erfolgskonten werden Vorgänge gebucht, die einen Erfolg verzeichnen. Ein Erfolg ist nicht immer mit einem Gewinn gleichzusetzen. Es sind alle Geldflüsse, die über das Eigenkapital hinausgehen und die zur Minderung dieses führen, zu erkennen.
Alle Konten sind immer in Soll und Haben unterteilt, um Differenzen erkennen zu können.
In größeren Unternehmen wird das Buchhaltungsbüro in mehrere Unterabteilungen aufgeteilt.
Die Finanzbuchhaltung ist für die Buchung von Geldflüssen zuständig, die für die Bilanzierung sowie für die Gewinn- und Verlustrechnung maßgeblich sind. Die Mengenbuchhaltung verbucht die Rechnungen von angekauften Waren.
Die Lohnbuchhaltung ist für die Gehaltsüberweisungen und die entsprechenden Abgaben zuständig, während sich die Anlagenbuchhaltung mit der Verwaltung des Anlagevermögens beschäftigt.
Aus der Kreditorenbuchhaltung sind die Rechnungen der Lieferanten zu erkennen, während die Debitorenbuchhaltung die Rechnungen, die an Kunden gestellt wurden, darstellt.
Mittels der Buchführung in einem Buchhaltungsbüro ist über jeden einzelnen Geschäftsfall jederzeit die Vermögenssituation und die Liquidität erkennbar. Speziell für Geschäftspartner ist dies ein wesentlicher Teil für die Zusammenarbeit. Die Dokumentation muss lückenlos erfolgen und bildet die Grundlage für den Jahresabschluss und die Bilanz.