In der heutigen Zeit ist es für HR-Fachleute nahezu unmöglich, ohne digitale Hilfsmittel komplexe Herausforderungen wie den Mangel an Fachkräften, Talentmanagement, Wissensverwaltung und unternehmensinterne Transformationsprozesse effektiv zu meistern. Durch den Einsatz von Personalmanagement Software wird das HR-Team entlastet, s
odass es sich auf die Unterstützung der Mitarbeiter konzentrieren und das Personalwesen weiterentwickeln kann. Doch welche Funktionen sollte die Software bieten und was sind die konkreten Vorteile?
Diese Funktionen zeichnen eine Personalmanagement Software aus
In der Regel integriert eine HR-Software verschiedene Funktionen, um die Arbeitsabläufe im Personalwesen zu vereinfachen und zu automatisieren. Sie kann entweder den gesamten Bereich der Personalarbeit abdecken oder sich auf spezifische Teilbereiche konzentrieren. Um den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abzubilden, sollte die Software Schlüsselbereiche wie die Rekrutierung von Personal, die Betreuung und Verwaltung von Mitarbeitenden sowie deren Förderung und Entwicklung umfassen. Viele Unternehmen setzen zu Beginn vor allem auf Funktionen wie digitale Personalakten, Online-Zeiterfassungssysteme und die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Unter anderem factorialhr.de bietet die Möglichkeit, die Personalmanagement Software nach den eigenen Anforderungen und Wünschen zusammenzustellen. Einzelne Module wie Arbeitszeiterfassung, Schichtverwaltung, Rekrutierung und Schulungen können je nach Bedarf einem individuellen Gesamtpaket hinzugefügt werden. Der Umfang der genutzten Module kann im Laufe der Zeit angepasst werden, um auf Veränderungen zu reagieren.
Diese Gründe sprechen für einen Softwareeinsatz
Das Management der Humanressourcen ist ein zentraler strategischer Bereich in Unternehmen, da Menschen einen entscheidenden Beitrag zur Wertschöpfung leisten. Die Hauptaufgabe des Personalwesens besteht darin, die Organisation in Bezug auf den Personalbedarf und die erforderlichen Qualifikationen zukunftsfähig zu gestalten. Das Vorhandensein des richtigen Personals zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist ein Schlüsselfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Der Einsatz von Personalmanagement Software ist entscheidend, um diese Herausforderung zu bewältigen. Sie übernimmt zeitaufwendige Routineaufgaben und unterstützt die HR-Fachleute in den Bereichen Personalplanung, -beschaffung, -verwaltung und -entwicklung. Dies führt nicht nur zu Zeit- und Kosteneinsparungen. Digitale Lösungen fördern integrierte und effizientere Arbeitsabläufe in der Personalabteilung, erhöhen die Transparenz und tragen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Papierbasierte Dokumente und herkömmliche Dateiformate wie Word oder Excel haben den großen Nachteil, dass immer nur eine Person sie bearbeiten kann. Der Koordinationsaufwand über E-Mail kann dazu führen, dass mehrere verschiedene Versionen entstehen, die dann mühsam zusammengeführt werden müssen. Im Gegensatz dazu ermöglicht Personalmanagement Software die gemeinsame Arbeit vieler Personen an denselben Daten. Jede Änderung ist nachvollziehbar, und Verantwortliche werden automatisch benachrichtigt, wenn ihre Mitarbeit erforderlich ist. Führungskräfte können ihr Feedback direkt im System hinterlassen, was Zeit für Erinnerungsanrufe oder den Versand per E-Mail oder Post spart. Datenübermittlungen an externe Stellen wie Behörden erfolgen einfach und fehlerfrei über Schnittstellen, was Rückfragen unnötig macht.
Der typische Implementierungsprozess – eine Übersicht
Für eine erfolgreiche Einführung von Personalmanagement Software ist eine strukturierte Herangehensweise entscheidend. Jeder Implementierungsprozess beginnt mit der Projektorganisation, bei der zuerst die beteiligten Personen, grundlegende Arbeitspakete und der Zeitplan festgelegt werden.
Der erste Schritt besteht darin, die Personalmanagement Software zu installieren und sie an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Falls nötig, ist es erforderlich, technische Schnittstellen zu bestehenden Programmen zu entwickeln und zu implementieren sowie vorhandene Daten zu migrieren. Es ist wesentlich, jede Funktion der Software ausgiebig zu testen und von den HR-Verantwortlichen genehmigen zu lassen, bevor sie in den produktiven Einsatz geht. Ebenso ist es wichtig, die Prozesse im Umgang mit dem Tool mit den Anwendern vor dem offiziellen Start abzustimmen.
Schulungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung einer HR-Software. Die Mitarbeiter werden die Software nur dann effektiv nutzen, wenn sie damit vertraut sind. Auch nach Abschluss der Einführung können Fragen zur Software auftreten. Hier können Handbücher und Online-Videos den Anwendern helfen. Für bestimmte Fragestellungen ist zudem die Unterstützung durch die Supporthotline des Softwareanbieters unverzichtbar.