Die 80/20-Regel im Projektmanagement
Bei einem Projektmanagement gibt es viele bewegliche Teile, und um Ihr Projekt auf Kurs zu halten und gleichzeitig die Meilensteine zu erreichen, kann es schwierig sein, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren. Die 80/20-Regel für das Projektmanagement besagt, dass die Erledigung der 20 % der dringendsten Aufgaben 80 % der Ergebnisse ausmacht. Mit anderen Worten: Von den zehn Aufgaben, die Ihr Team erledigen muss, sind zwei wichtiger als die anderen. Mithilfe des Pareto-Prinzips können Sie herausfinden, welche Aufgaben für das Projekt am wichtigsten sind, und diese Aufgaben nach Prioritäten ordnen, um die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.
Wie man die 80/20-Regel in Projekten anwendet
Jedes Projekt ist einzigartig und erfordert eine sorgfältige Planung, damit die Teams schnelle und effiziente Ergebnisse liefern können. Projektmanagern steht eine Reihe von Werkzeugen und Methoden zur Verfügung, um ihre Teams auf Kurs zu halten, darunter Projektmanagement-Software, Gantt-Diagramme, Projektstrukturpläne, Stundenzettel und vieles mehr. Wenn Sie die 80/20-Regel als allgemeinen Rahmen verwenden, können Sie die Aufgaben Ihres Projekts nach Prioritäten ordnen und so bessere Ergebnisse erzielen.
Das Pareto-Prinzip ist besonders nützlich für Projekte, bei denen Sie viele Aufgaben zu erledigen haben und diese nach Prioritäten ordnen müssen. Sie können diese Regel anwenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Bewerten Sie die Ziele Ihres Projekts
- Unterteilen Sie die Aufgaben in zwei Kategorien: hoher Wert, geringer Aufwand und geringer Wert, hoher Aufwand
- Investieren Sie den Großteil Ihrer Ressourcen in die Aufgaben mit hohem Wert und geringem Aufwand und die restlichen Ressourcen in die Aufgaben mit geringem Wert und hohem Aufwand.
- Passen Sie die Aufgaben während des Prozesses nach Bedarf an, wenn sich die Ziele oder die Verfügbarkeit von Ressourcen ändern.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass nur weil 20 % der Aufgaben die höchste Priorität haben, dies nicht bedeutet, dass die anderen 80 % nicht wichtig für den Erfolg eines Projekts sind. Wenn Sie die Aufgaben mit geringem Wert übersehen, kann dies negative Auswirkungen auf die Aufgaben mit hohem Wert haben und Ihr Projekt zum Scheitern bringen.
Sie können die 80/20-Regel auch nutzen, um Schwierigkeiten zu erkennen und zu lösen, die während der Laufzeit eines Projekts auftreten.
Vor- und Nachteile der 80/20-Regel
Der Hauptvorteil der 80/20-Regel besteht darin, dass sie zur Rationalisierung des Projektmanagements beiträgt, indem sie es erleichtert, weniger kritische Aufgaben zu identifizieren und die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zu priorisieren.
Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der 80/20-Regel im Projektmanagement genauer untersuchen.
Vorteile der 80/20-Regel:
- Identifiziert Bereiche, die optimiert werden können, um die Projektkosten und den Zeitrahmen zu reduzieren
- Konzentriert sich auf Aufgaben mit hohem Einfluss und hohem Wert
- Ermöglicht eine effizientere Nutzung der Ressourcen und erhöht die Produktivität des Teams
- Identifiziert Probleme, die in Ihrem Team auftreten, so dass Sie sie angehen können
Nachteile der 80/20-Regel:
- Hohes Risiko der Übervereinfachung komplexer Aufgaben und Probleme
- Nicht alle Projekte sind für die Anwendung der 80/20-Regel geeignet
- Berücksichtigt keine Änderungen oder Faktoren außerhalb des Anwendungsbereichs
- Kann dazu führen, dass das Team andere, weniger wichtige, aber dennoch wesentliche Aufgaben übersieht
- Eine Fehlinterpretation des Prinzips kann qualitativ minderwertigem Projektmanagement führen
Zusammenfassung
Bei jedem Projekt gibt es Aufgaben, die von entscheidender Bedeutung sind, und wenn Sie wissen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, ist Ihr Team auf Erfolg eingestellt. Die 80/20-Regel kann bei der Zuweisung von Aufgaben hilfreich sein und sowohl nicht zertifizierten Projektmanagern als auch Project Management Professionals helfen, effizienter zu arbeiten.