E-Procurement steht für einen digitalen B2B-Geschäftsprozess, der die Internettechnologie nutzt, um Einkaufsabläufe zu zentralisieren und zu rationalisieren. E-Procurement-Software ersetzt papierbasierte Vorgänge durch die Automatisierung herkömmlicher Beschaffungsprozesse und hilft bei der Analyse von Ausgaben für strategische kostensparende Vorgänge zwischen Finanz- und Beschaffungswesen.
Funktionen von E-Procurement
Die Hauptaufgaben von E-Procurement sind umfangreich und bieten eine Vielzahl von Vorteilen für den täglichen Betrieb und die Lieferkettenaktivitäten eines Unternehmens. Die wichtigsten Funktionen von E-Procurement für Unternehmen sind im Folgenden aufgeführt:
- Verringerung von Fehlern und Freisetzung von Ressourcen durch Automatisierung der Abläufe.
- Vereinfachung des Beschaffungszyklus durch Verbesserung der Kommunikation zwischen den Beteiligten und Partnern.
- Bietet Lieferanten, Managern, Interessenvertretern und Partnern Echtzeit-Updates sowie die Möglichkeit, Beschaffungsdaten zu organisieren und aufzubewahren.
- Bietet eine konsolidierte Plattform für die Überwachung und Prüfung aller Beschaffungsaktivitäten und bietet den Beteiligten und dem Management eine einzige Anlaufstelle.
- Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen zahlreichen Partnern und Interessengruppen.
Welche Herausforderungen gibt es im E-Procurement?
Bei der Einführung und Integration von E-Procurement-Software mit anderen Backend-Systemen gibt es einige mögliche Stolpersteine.
Ein weiteres Problem ist die Einweisung der Mitarbeiter in die Nutzung der Software. Unternehmen müssen auch mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Übergang zum neuen Online-System zu gewährleisten.
Welche Vorteile bietet E-Procurement-Software?
Die umfassenden Funktionen der E-Procurement-Software können Unternehmen jeder Größe, Branche oder jeden Alters helfen, die ihre Beschaffungsabteilung vereinfachen und verbessern möchten. Unternehmen können von E-Procurement nur profitieren. Die Kontrolle und Effizienz des Prozesses haben sich verbessert. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind starke Techniken zur Prozessautomatisierung, die genutzt werden können, um :
- Schaffung eines abgestuften und rollenbasierten Zugangs zu gemeinsamen Daten.
- Erstellung berührungsloser Workflows für alle wichtigen Aufgaben (mit Routing-Kontingenten für Genehmigungen)
- Integrieren Sie die Beschaffung in Ihre aktuelle Software, um noch mehr Effizienz zu erzielen.
- Integration von Lieferantenkatalogen mit dem Vertragsmanagement, um sicherzustellen, dass jede Bestellung von Produkten und Dienstleistungen beim besten Lieferanten zum besten Preis und mit den besten Bedingungen und Anreizen aufgegeben wird – und das bei gleichzeitiger Vermeidung des Risikos von unüberlegten Ausgaben oder Rechnungsbetrug.
- Bessere Organisation und Kommunikation. Mit der zentralen, cloudbasierten Datenverwaltung sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, unabhängig davon, ob sie sich im Büro befinden oder Tausende von Kilometern entfernt an ihrem Tablet, Laptop oder Smartphone arbeiten.
- Die Verwendung wichtiger Datenanalysetools zur Gewinnung verwertbarer Erkenntnisse und wertvoller Prognosen auf der Grundlage vollständiger, vertrauenswürdiger Daten wird durch die zentrale und umfassende Datenspeicherung ebenfalls erleichtert.
- Integration und Automatisierung Beseitigen Sie Engpässe, Hindernisse und unnötige menschliche Fehler, um die Gesamteffizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten und Verschwendung zu reduzieren.
- Erhebliche Kosteneinsparungsmöglichkeiten Durch anfängliche und laufende Effizienzsteigerungen führt die Prozessoptimierung zu sofortigen und langfristigen Kostensenkungen. Ihre Mitarbeiter können ihren Schwerpunkt von Aufgaben mit geringem Wert auf solche mit hohem Wert verlagern.
- Sie können sogar noch mehr Geld einsparen, indem Sie Ihre Ausgaben senken, weniger Mitarbeiter einstellen oder in neue Geräte, Software oder sogar Büromaterialien investieren (automatisierte, digitale Prozesse verbrauchen viel weniger Papier und Material als herkömmliche, manuelle Abläufe).
E-Procurement-Software spart Ihrem Unternehmen nicht nur Geld durch effizientere Prozesse, sondern hat auch einen geringen IT-Fußabdruck. Durch die Investition in ein maßgeschneidertes, speziell entwickeltes Beschaffungssoftware-System können Sie eine wirklich kosteneffiziente Lösung schaffen.
So bietet z. B. etender.info eine Beschaffungssoftware an, die alle Funktionen enthält, die Ihr Unternehmen benötigt, ohne dass zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden müssen – und die gleichzeitig eine künftige Skalierbarkeit und Erweiterung auf nahtlose und unterbrechungsfreie Weise ermöglicht.
Fazit
E-Procurement-Plattformen bieten Ihnen mehr Flexibilität und Kontrolle über den gesamten Einkaufsprozess. Die Kontrolle ist für ein modernes E-Procurement-System von grundlegender Bedeutung, angefangen bei der Frage, wer eine Bestellung aufgeben kann, bis hin zu der Frage, wer sie genehmigen und kaufen kann und wer sie schließlich entgegennehmen oder bezahlen kann.