In der Wirtschaft ist Prozessmapping die Praxis der Erstellung detaillierter visueller Diagramme von Geschäftsprozessen.
Prozess Mapping kann verwendet werden, um Einblicke zu gewinnen in:
- Die an einem Geschäftsprozess beteiligten Schritte. In jeder Geschäftsprozesskarte werden in der Regel die einzelnen Aktionen eines Arbeitsablaufs oder Prozesses dargestellt.
- Ressourcenauslastung. Die in einem Prozess verwendeten Ressourcen können Personalkosten, Materialressourcen, Gerätenutzung und mehr umfassen. Diese Informationen können Managern helfen, ihre Prozesse zu optimieren, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Produktivität zu verbessern.
- Zeitpläne für Prozesse. Wie wir weiter unten sehen werden, ist jede Prozesslandkarte anders. Viele enthalten jedoch Informationen über die Zeit, die für die Durchführung eines Prozesses benötigt wird. Für Manager und Führungskräfte, die sich mit dem Management von Geschäftsprozessen auf hoher Ebene befassen, können diese Informationen bei der Gestaltung zeitkritischer Geschäftsprozesse von entscheidender Bedeutung sein.
- Prozesskosten. Die Kosten sind ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Modellierung von Geschäftsprozessen zu berücksichtigen ist. Die Prozessabbildung ermöglicht es Prozessmanagern und -analysten, tiefe Einblicke in die verschiedenen Faktoren zu gewinnen, die zu den Kosten eines Prozesses beitragen, was bei der Berechnung der Kosten von Geschäftsprojekten, Programmen, Operationen usw. hilfreich sein kann.
Verschiedene Prozesslandkarten bieten unterschiedliche Einblicke in Geschäftsprozesse.
Einige sind sehr allgemein gehalten und bieten nur ein konzeptionelles Verständnis der Prozesse. Andere gehen sehr ins Detail und bieten granulare Einblicke in Kosten, Ressourcennutzung und mehr. Einige konzentrieren sich speziell auf die an einem Prozess beteiligten Schritte, andere auf den gesamten Wertstrom, und wieder andere betonen die Rollen und Verantwortlichkeiten der an einem Prozess Beteiligten.
Schauen wir uns nun einige Beispiele an.
Beispiele für Business Process Maps
Gängige Arten von Geschäftsprozesslandkarten sind:
- Flussdiagramme. Ein Prozessablaufdiagramm ist ein Flussdiagramm, das die einzelnen Schritte eines Prozesses abbildet und sich auf Ereignisse und Entscheidungen konzentriert. Diese Diagramme sind so einfach, dass sie einen unkomplizierten Überblick bieten, den jeder verstehen kann. Auf der anderen Seite fehlt es ihnen an Details, was ihren Nutzen einschränkt.
- Swimlane-Diagramme. Swimlane-Diagramme sehen aus wie Flussdiagramme, aber sie unterteilen einen Prozess in „Bahnen“, die den Abteilungen entsprechen, die den Prozess durchführen. Dies kann für die Gestaltung von Prozessen nützlich sein, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken.
- Wertstromkarten. Wertstromkarten konzentrieren sich auf die Wertschöpfungskette oder die gesamte Reihe von Rollen und Schritten, die erforderlich sind, um einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen. Obwohl sie komplexer sind, gehen sie mehr ins Detail als Flussdiagramme, was sie bei der Analyse der in einem Prozess verwendeten Ressourcen nützlicher macht.
Dies sind nur einige Beispiele für die Arten von Prozessgrafiken, die verwendet werden.
Größere Unternehmen gehen weitaus mehr ins Detail und verwenden noch ausgefeiltere Systeme wie Business Process Model and Notation (BPMN) und Business Process Management Software (BPMS).
Im Folgenden werden wir sehen, wie Geschäftsprozesslandkarten in Verbindung mit diesen Arten von Tools und Ansätzen verwendet werden.
Wie Prozess Mapping verwendet wird
Prozess Mapping wird oft als Teil einer Geschäftsdisziplin verwendet, wie z. B.:
- Geschäftsprozessmanagement (BPM). Das Geschäftsprozessmanagement widmet sich der Verwaltung, Optimierung, Verbesserung, Gestaltung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Geschäftsprozesskarten sind ein Standardwerkzeug in dieser Disziplin.
- Geschäftsprozessoptimierung (BPO). Die Geschäftsprozessoptimierung kann als eine Teildisziplin des Geschäftsprozessmanagements betrachtet werden. Wie der Begriff bereits andeutet, besteht ihr Ziel in der Optimierung von Prozessen durch die Verbesserung von Effizienz, Produktivität und anderen Schlüsselkennzahlen.
- Geschäftsprozessgestaltung (BPD). Das Design von Geschäftsprozessen von Grund auf oder die Neugestaltung bestehender Prozesse ist bei der Reorganisation, Umstrukturierung oder dem Wachstum von Unternehmen üblich. Wie bei den anderen hier behandelten Disziplinen und Praktiken stützt sich die Gestaltung von Geschäftsprozessen stark auf Prozesslandkarten, um effiziente und kostengünstige Prozesse zu schaffen.
Heutzutage werden Geschäftsprozesslandkarten mit Hilfe von Werkzeugen, wie BPMS-Tools, sowie Plattformen, wie z. B.:
- Process-Mining-Plattformen. Eine Process-Mining-Plattform wurde entwickelt, um einen Prozess anhand von Softwareprotokollen zu analysieren. Diese Informationen konzentrieren sich auf das hintere Ende eines Prozesses und ermöglichen es Prozessmanagern, besser zu verstehen, wie Prozesse tatsächlich durchgeführt werden, wo Verschwendung auftritt und wie die Effizienz verbessert werden kann.
- Task-Mining-Plattformen. Während sich das Process Mining auf Back-End-Daten konzentriert, liegt der Schwerpunkt beim Task Mining auf Front-End-Daten. Das heißt, eine Task-Mining-Software extrahiert die Interaktion der Benutzer mit der Software und analysiert sie, um den Prozessmanagern die Erkenntnisse zu liefern, die sie zur Verbesserung der digitalen Arbeitsabläufe benötigen.
- Workflow-Management-Tools. Workflow-Management-Tools sind wie Task-Mining-Tools darauf ausgelegt, Front-End-Workflows zu analysieren und zu verbessern. Sie sollen Managern und Mitarbeitern helfen, effizientere und effektivere Arbeitsabläufe zu schaffen. Tools wie beispielsweise digitale Adoptionsplattformen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre eigenen Arbeitsabläufe zu gestalten und zu optimieren.
- Automatisierungsplattformen. Automatisierungsplattformen enthalten oft Funktionen wie Task Mining und Software-Analyse, aber ihr Schwerpunkt liegt natürlich auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe dieser Tools können Manager einerseits Erkenntnisse darüber gewinnen, was funktioniert und was nicht, und andererseits Unternehmen in die Lage versetzen, bestimmte Aufgaben von Maschinen ausführen zu lassen.
Kurz gesagt, Prozess Mapping ist weit mehr als nur ein Diagramm zur visuellen Darstellung eines Prozesses. Von der Standardisierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Optimierung und Gestaltung von Geschäftsprozessen ist Prozess Mapping ein Werkzeug, das unternehmensweit eingesetzt werden kann, um erhebliche Leistungsverbesserungen zu erzielen.