Welche Phasen umfasst ein ERP-Implementierungsplan

Was ist eine ERP-Implementierung?

Die Integration zahlreicher Geschäftsfunktionen wie Finanzmanagement, Personalwesen, Vertrieb und Produktion in ein ERP-System bringt Vorteile wie höhere Produktivität und Effizienz. Die ERP-Implementierung beschreibt den Prozess der Planung, Konfiguration und Einführung eines ERP-Systems. Der Prozess dauert in der Regel einige Monate – und er ist komplex, da ein ERP-System viele verschiedene Funktionen unterstützt und automatisiert.

Was sind die Phasen eines ERP-Implementierungsplans?

Ein typischer ERP-Implementierungsplan kann in sechs Phasen unterteilt werden, die jeweils spezifische Ziele verfolgen. Jedes Unternehmen ist einzigartig, so dass die Phasen je nach Unternehmen etwas variieren und sich auch überschneiden können. Der sechsteilige Lebenszyklus einer ERP-Implementierung umfasst die Phasen Erkundung und Planung, Entwurf, Entwicklung, Test, Einführung und Support.

1. Entdeckung und Planung

Was ist die erste Phase der ERP-Implementierung? Dazu gehören die Suche und Auswahl eines Systems, die Zusammenstellung eines Projektteams und die Festlegung detaillierter Systemanforderungen.

Das Projektteam übernimmt eine breite Palette von Aufgaben im Zusammenhang mit der Implementierung, einschließlich der Festlegung des Projektplans und der Zieldaten, der Sicherstellung angemessener Ressourcen, der Produkt- und Designentscheidungen und des täglichen Projektmanagements.

Zum ERP-Projektteam gehören in der Regel ein Projektmanager und Vertreter der Abteilungen, die das System nutzen werden. Die Einbeziehung der obersten Führungsebene ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Projekt die erforderlichen Ressourcen erhält und die für die Umsetzung der Änderungen im gesamten Unternehmen erforderliche Unterstützung gewährt wird. Das Team kann auch einen externen Berater oder einen ERP-Implementierungspartner beauftragen, um Fachwissen für die Gestaltung und Konfiguration des Systems bereitzustellen. Es sollte auch alle internen Spezialisten einbeziehen, die an der Implementierung des Systems beteiligt sind, wie z. B. einen Vertreter der IT-Abteilung und einen Berichterstatter, der maßgeschneiderte Berichte für die Benutzer im gesamten Unternehmen entwickelt.

Das Team kann ein ERP-System auswählen und erwerben, da die Organisation eine klare Vorstellung von ihren Anforderungen entwickelt. Eine wichtige Entscheidung ist die, ob ein ERP-System vor Ort oder in der Cloud betrieben werden soll. Bei einem Vor-Ort-System kaufen und installieren Sie Hardware und Software im Rechenzentrum Ihres Unternehmens. Im Gegensatz dazu wird cloudbasiertes ERP in der Regel als Abonnementdienst angeboten, auf den man über das Internet zugreift, so dass es schneller implementiert werden kann und weniger interne IT-Kenntnisse erfordert.

2. Entwurf

In der Entwurfsphase wird ausgehend von den detaillierten Anforderungen und dem Verständnis der aktuellen Arbeitsabläufe ein detaillierter Entwurf für das neue ERP-System entwickelt. Dazu gehört die Gestaltung neuer, effizienterer Arbeitsabläufe und anderer Geschäftsprozesse, die das System nutzen. Es ist wichtig, die Benutzer in die Entwurfsphase einzubeziehen, da sie die aktuellen Geschäftsprozesse am besten kennen. Die Einbindung der Benutzer in die Konzeption trägt auch dazu bei, dass sie das neue System akzeptieren und in vollem Umfang nutzen werden.

3. Entwicklung

Mit klaren Designanforderungen ausgestattet, kann die Entwicklungsphase beginnen. Hier geht es darum, die Software zu konfigurieren und gegebenenfalls anzupassen, um die neu gestalteten Prozesse zu unterstützen. Dazu kann auch die Entwicklung der Integration mit anderen bestehenden Geschäftsanwendungen des Unternehmens gehören, die nicht durch das ERP-System ersetzt werden sollen. Wenn Sie ein vor Ort installiertes ERP-System verwenden, muss das Unternehmen die erforderliche Hardware und Software installieren.

4. Prüfung

Testen und Entwicklung können gleichzeitig stattfinden. So kann das Projektteam beispielsweise bestimmte Module und Funktionen testen, auf der Grundlage der Ergebnisse Korrekturen oder Anpassungen entwickeln und erneut testen. Oder es kann ein ERP-Modul testen, während ein anderes noch in der Entwicklung ist. Auf die anfänglichen Tests der grundlegenden Funktionen der Software sollten rigorose Tests des gesamten Leistungsumfangs des Systems folgen, einschließlich der Möglichkeit für einige Mitarbeiter, das System für alle ihre täglichen Aktivitäten zu testen.

Diese Phase sollte auch das Testen der migrierten Daten und eine einführende Schulung der Endbenutzer umfassen.

5. Bereitstellung

Dies ist der Tag, an dem das System in Betrieb genommen wird. Seien Sie auf mögliche Probleme vorbereitet, denn es gibt viele bewegliche Teile und möglicherweise einige verwirrte Mitarbeiter, obwohl Sie sich nach Kräften bemüht haben, sie auf die Umstellung vorzubereiten. Das Projektteam sollte jederzeit zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten, den Benutzern zu helfen, das System zu verstehen, und zu versuchen, alle Probleme zu beheben. Ihr Implementierungspartner sollte in der Lage sein, bei der Fehlersuche zu helfen, falls dies erforderlich ist. Es kann einige Zeit dauern, bis sich die Benutzer an das System gewöhnt haben und die erwarteten Produktivitätssteigerungen erzielt werden.

6. Support und Aktualisierungen

Die Pflege Ihrer ERP-Implementierung nach der Einführung trägt dazu bei, dass die Benutzer zufrieden sind und das Unternehmen die gewünschten Vorteile erzielt. Das Projektteam ist in dieser Phase zwar immer noch für das ERP-System verantwortlich, aber der Schwerpunkt verlagert sich darauf, auf das Feedback der Benutzer zu hören und das System entsprechend anzupassen. Möglicherweise sind zusätzliche Entwicklungs- und Konfigurationsarbeiten erforderlich, wenn dem System neue Funktionen hinzugefügt werden. Außerdem müssen neue Mitarbeiter in das System eingearbeitet werden.

Bei einem lokalen ERP-System müssen Sie regelmäßig Software-Updates installieren und im Laufe der Zeit möglicherweise sogar die Hardware aufrüsten. Wenn Sie ein cloudbasiertes ERP-System verwenden, kann Ihr Anbieter die Software automatisch aktualisieren.

Fazit

Die Einführung eines ERP-Systems kann ein komplexes Unterfangen sein, das viele Bereiche des Unternehmens betrifft. Wie bei jeder größeren Initiative ist ein sorgfältig ausgearbeiteter Implementierungsplan von entscheidender Bedeutung. Die Aufteilung der Implementierung in Phasen mit jeweils klaren Zielen kann den Erfolg maximieren.

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