Wichtige Funktionen der Procurement Lösungen

Procurement-Lösungen sind die technologischen Werkzeuge, die einem Unternehmen helfen, seinen Beschaffungsprozess effizient zu verwalten. Die Beschaffung ist ein Prozess, bei dem es auf die Einhaltung von Vorschriften ankommt. Wenn er manuell durchgeführt wird, können Beschaffungsprozesse mühsam, zeitaufwändig und ineffizient sein.

Beschaffungstools nutzen die Kraft der Automatisierung, um Unternehmen dabei zu helfen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren. Die besten elektronischen Beschaffungslösungen wickeln alle zentralen Beschaffungsprozesse wie Rechnungsfreigabe, Lieferantenmanagement, Bestellung, Bestellanforderung und Vertragsmanagement in einer einzigen Plattform ab.

Die Auswahl der richtigen Procurement-Lösung ist ein komplexer Prozess, der viel Planung und Bewertung erfordert. Sie müssen einen detaillierten Plan erstellen, die geschäftlichen Anforderungen verstehen und die auf dem Markt erhältlichen Beschaffungssoftwarelösungen bewerten, bevor Sie eine Entscheidung treffen können.

Die wichtigsten Funktionen von Procurement Lösungen

Unternehmen können durch die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses erhebliche Verbesserungen erzielen, z. B. eine bessere Ausgabenkontrolle, wettbewerbsfähige Produktpreise, geringere Gemeinkosten und bessere Lieferantenbeziehungen. Das liegt daran, dass eProcurement-Lösungen Ihnen dabei helfen, gängige Beschaffungsfunktionen über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg zu verknüpfen.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Bestellanforderung

Bestellanforderungen werden in der Regel von Mitarbeitern erstellt, die Waren oder Dienstleistungen einkaufen müssen. Bei der manuellen Bearbeitung werden die Bestellanforderungen entweder auf Papier ausgefüllt oder manchmal gar nicht erstellt und die Bestellungen direkt an die Lieferanten geschickt.

Mit Beschaffungslösungen können Mitarbeiter neue Bestellanforderungen online erstellen, indem sie Artikel aus einem vordefinierten Katalog oder einer Liste mit genehmigten Artikeln auswählen. Nach der Erstellung leitet Ihre eProcurement-Lösung diese Bestellanforderungen elektronisch von einem Beteiligten zum anderen weiter, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist, wodurch sich der Zeitaufwand für die Genehmigung verringert.

Bestellung

Genehmigte Bestellanforderungen werden in Bestellungen umgewandelt und an die Lieferanten weitergeleitet. Vor dem digitalen Ansatz wurden Bestellungen entweder telefonisch an die Lieferanten übermittelt oder per Fax verschickt. Cloud-basierte Softwarelösungen für das digitale Beschaffungswesen erstellen dagegen automatisch Bestellungen aus genehmigten Bestellanforderungen.

Jede Position in einer Bestellanforderung wird zu einer eigenen Bestellung. Sobald die Bestellungen erstellt sind, werden die erforderlichen Genehmigungen eingeholt und elektronisch an die Lieferanten gesendet. Das Beste daran ist, dass der Einkäufer eine Bestätigung erhält, sobald die Bestellung genehmigt ist.

Rechnungsprüfung

In alten Systemen mussten die Rechnungen manuell mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. Manuelle Systeme sind nicht in der Lage, zahlreiche Käufe abzugleichen, die aus taktischen Ausgaben und indirekten Materialien stammen.

Einige Procurement-Lösungen speichern jedoch  jede Einkaufstransaktion. Diese sofort verfügbaren Daten bilden die Grundlage für nahtlose Abgleichsmöglichkeiten.

Lieferantenmanagement

Das manuelle Lieferantenmanagement hat einen fragmentierten Ansatz mit unstrukturierter Kommunikation und mangelnder Koordination. Dies führt zu leistungsbezogenen Problemen wie Lieferverzögerungen, minderwertiger Qualität, Kosten- und Zeitüberschreitungen, Konflikten und Streitigkeiten.

Mithilfe von Beschaffungssoftwarelösungen können Unternehmen ihre bevorzugten Lieferanten vorqualifizieren und in die engere Auswahl nehmen, um Risiken zu minimieren. Darüber hinaus bieten Beschaffungslösungen einen Echtzeit-Überblick und eine Sichtbarkeit der wichtigsten Leistungskennzahlen von Lieferanten. Sie sorgen auch für Verantwortlichkeit und interne Compliance, um die Leistung effektiv zu bewerten und bessere Lieferantenbeziehungen aufzubauen.

Fazit

Bei der Vielzahl von Procurement-Lösungen fällt es schwer, die richtige Lösung für Ihre Einkaufsanforderungen auszuwählen.

Mit etender.info können Sie Ihr Unternehmen von der Veröffentlichung von Ausschreibungen über den Vergleich von Angeboten, das Hinzufügen von bevorzugten Lieferanten bis hin zur Speicherung wichtiger Vermögenswerte verwalten – alle Vorteile sind auf derselben Plattform verfügbar.

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